El arte de la #diplomacia y sus reglas por Capricia Marshall

Encontre esta entrevista que le hicieron a Capricia Marshall, la jefa de protocolo de la Casa Blanca donde cuenta un poco del trabajo que implica la coordinacion de los eventos y el impacto de los mismos.

http://www.npr.org/2012/07/08/156447875/the-art-of-diplomacy-has-its-rules

Esta en ingles, pero viene una transcripción en el sitio bastante clara, misma que anexo a continuación:

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DAVID GREENE, HOST:

Some people call it the art of diplomacy. Well, it sure is an art with a lot of rules. When an American president is meeting with a foreign leader, it is so important to respect the country’s customs, use proper greetings, serve the right food, above all, avoid mistakes that could make things awkward. You might remember this scene from the TV drama, “The West Wing.

(SOUNDBITE OF TV SHOW, “THE WEST WING”)

DULE HILL: (as Charlie Young) C.J.?

ALLISON JANNEY: (as C.J.) Hassan Ali is coming?

HILL: (as Charlie Young) Yes, and on the president’s ship to Cairo, Ali gave him a gift. A ceramic statue.

JANNEY: (as C.J.) OK.

HILL: (as Charlie Young) And State Department told the Office of Protocol it’s important that the gift be displayed when Ali visits.

JANNEY: (as C.J.) Display it.

HILL: (as Charlie Young) Well, the Office of Protocol wasn’t able to find it.

GREENE: The Office of Protocol – many countries have one. And over the July 4th holiday, chief protocol officers from around the world converged on Washington. Joining us from her office at the State Department is chief protocol officer for the United States, Ambassador Capricia Penavic Marshall. Welcome to the program.

CAPRICIA PENAVIC MARSHALL: Thank you. It’s a pleasure to be on the show with you.

GREENE: So, I imagine you’ve seen some of these television portrayals, you know, “West Wing” and other programs when it comes to protocol and presidents, when they’re traveling or hosting dignitaries, getting it just right. What’s your reaction when you’re watching TV shows like that?

MARSHALL: Well, I’m happy that they are showcasing what we do. Because oftentimes, what protocol does is behind the scenes. And we are pleased when it is done, and it is done correctly. A few of our oopsie-doodles are out there publicly, but we have a terrific team here in the U.S. Office of Protocol that can scramble and fix things right away.

(LAUGHTER)

GREENE: Is oopsie-doodle a diplomatic term or…

MARSHALL: It absolutely is. It is officially a diplomatic term.

GREENE: How do you make sure that you get all of these details right? I mean, is most of it studying every last custom in another country or is some of it just instinct on how to be polite in a given situation?

MARSHALL: Well, no. It really is not instinct. We discuss matters of culture with a whole host of individuals who are experts from that country before we have a visiting dignitary come into our country. And then we go over and over a visit in my office to make sure that every moment is well-planned for them and the visit goes as well as possible.

GREENE: When it comes to potential oopsie-doodles, as you term, the British press has made something of a few incidents involving President Obama. One was when the president gave American DVD movies to the British prime minister and they couldn’t play on British DVD players. I remember when first lady Michelle Obama, she even hugged and touched the queen at one point. And some said this is a symbol of, you know, how the queen is receiving the first lady. Others said this was sort of a breach of palace protocol. You don’t – you never touch the queen. I mean, what was that moment like in your office in your staff?

MARSHALL: Actually, I will tell you that for protocol, everyone follows what Her Majesty states. When you are at Buckingham Palace, when she moves to her watch and says it’s time to move on from a meeting, everyone moves on. And I think that, you know, she was welcoming of that very informal relationship and I think it was extremely well-received.

GREENE: OK. So, you’ve been hosting 80 or so chiefs of protocol from around the world over July 4th. I would imagine this has been a pretty polite gathering.

MARSHALL: It has been an excellent gathering, a real exchange of ideas, best practices. We just affirmed together in the plenary session that the position of honor is to the right, and we were all very happy about that. Because sometimes there can be slight confusion.

GREENE: One of the speakers talking to all of these directors of protocol from around the world is a pretty famous chef, Jose Andres. Why did you bring him in?

MARSHALL: We truly feel that food and service, dining, hospitality, is all a part of how we offer our diplomacy; how we can prepare for the growth of the relationship, the bilateral conversation. All of that needs to take place at the table. And Jose gets that. He understands that you have to make sure that you’re taking a hint of someone’s culture and you have that within the food presentation. You don’t completely envelope it but you take a hint of that. It might be in a spice. It might be in a certain side dish. And then if people feel, again, well-respected, welcomed and, of course, well-fed, diplomacy can take place at its highest form.

GREENE: That’s Ambassador Capricia Penavic Marshall. She’s chief of protocol for the United States government. She joined us from her officer at the State Department. Thanks so much for talking to us.

MARSHALL: Thank you so much.

(SOUNDBITE OF MUSIC)

GREENE: You’re listening to WEEKEND EDITION from NPR News.

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Las 4 reglas para organizar eventos de Capricia Marshall, Jefa de #Protocolo de la Casa Blanca

Trabaja con el Presidente Obama, con el Vicepresidente y los distintos Secretarios de Estado, atiende a los Presidentes en visita de Estado a los EEUU, además de ser la responsable de la organización de los eventos oficiales de la Casa Blanca,  un trabajo en manos de Capricia Marshall, Jefa de protocolo de la Casa Blanca.

Como máxima responsable del protocolo y de los eventos, Mashall basa su trabajo en 4 reglas:

  • Sin planeación, seguro fallas.
    No puedes dejar nada  a la “buena suerte” planear y ensayar, ensayar y planear, como mantra.
  • Ser flexible.
    Prepararse para lo imprevisto es parte de la planeación, pero también hay que desarrollar la capacidad de ser flexibles, todo puede pasar en un evento, hay que estar preparados para los sucesos mas inesperados.
  • Hacer lo que te toca.
    Conocer a nuestros clientes, usuarios, anticiparnos, evitarles situaciones incomodas es posible siempre y cuando cada quien haga su trabajo y se informe, Trabajo en equipo, ser un equipo.
  • Vincularse, conversar. 
    Establecer un vinculo con nuestros usuarios, clientes, etc, no solo permite que fluya la comunicación, crea emociones y genera ambientes positivos en todos los sentidos.

Puntos básicos de etiqueta en fiestas

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Una fiesta es la ocasión perfecta para aplicar las normas de etiqueta básicas,  ya sea como anfitriones o que nos toque estar del otro lado, como invitados.

En esta ocasión veremos estos puntos como anfitriones y organizadores.

Invitación

La fiesta o reunión comienza desde la invitación, por eso, este paso debe darse muy bien planeado y sobre todo, bien organizado.

Avisa con tiempo, indica claramente donde será (si la mandas por email, puede agregar un link que marque, en google maps, la ubicación, si lo haces de forma tradicional, puedes imprimir el croquis)

Indica la vestimenta que deben portar (formal , semi casual, casual, etc) en estos casos puedes dejar un numero de teléfono para posibles dudas, no hay nada mas triste que a una cena formal lleguen los invitados de jeans o  playera.

Indica si es con acompañante o no, si pueden llevar niños, todo lo que creas prudente.

Recepción y acomodo

Debes recibir a cada uno de tus invitados, en la puerta de tu casa, con una sonrisa y tomando sus cosas para guardarlas (ya sea un paraguas, abrigos, chamarras, bolsas. etc)

Ofrece un poco de vino, esto, además de crear un ambiente y relajar el momento, te servirá para afinar lo últimos detalles, pero sobre todo, sirve para dar un “colchón” a los impuntuales ( Por favor, se puntual en todo, como anfitrión e invitado)

Acomoda en la mesa, si es cena formal, evitando formar grupos,  pues la platica se centrara en los mismos de siempre, procura  sentar a las parejas separadas, y acomodar por afinidad (si hay algún problema en entre los asistentes, considera si es prudente , primero, invitarlos, y si es necesario, mantenlos lejos uno de otro)

Si te ofrecen ayuda

Es común que algunos invitados se ofrezcan ayudarte, si se trata de un evento formal, amablemente rechaza la ayuda, pero si es informal y entre amigos, puedes delegar tareas sencillas ( no se te ocurra aceptar y pedirle a un invitado que lave los platos, por ejemplo)

Despedida

Muy importante, si realizas una fiesta en tu casa, debes estar preparado para una posible desvelada. Por mas confianza que les tengas, no dejes a los invitados diciendo ” Se quedan en su casa” y te subas a dormir. ( Si tienes sueño y quieres que se vayan, no bosteces como señal o indirecta)

Cuando alguien se retire,  debes acompañarlo a la puerta, devolverle sus cosas ( bolsa, paraguas, abrigo etc) y despedirte agradeciéndo su asistencia.  Aunque sea un evento sencillo, casual y entre amigos, ten esta cortesía, los detalles marcan la diferencia.

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Fundamental conservar la cortesía y la naturalidad, la etiqueta no se trata de fingir y de ser quien no se es, la etiqueta, al contrario, busca privilegiar que la calidez, lo cortes y lo espontáneo de las personas sean el sello característico que nos distinga.

@Felipe_Reyes_B

*Imagen tomada de la dirección http://1.bp.blogspot.com/_8p4CsbiEZns/RvrcsnGaHOI/AAAAAAAACUE/QIlxf0SiayI/s400/etiquetaenlamesa.gif

#Etiqueta – reglas básicas en las #invitaciones

Las invitaciones son el deseo expreso que los anfitriones muestras de forma física para que el invitado los acompañe en algún evento.

Hay algunas reglas básicas que debemos cuidar en las invitaciones, para hacer de este momento algo especial, no olvidemos que es parte del mismo evento y debe ser congruente con la imagen que queremos transmitir.

  1. Las invitaciones se redactan en tercera persona.
  2. Incluir el motivo de la invitación, y si aplica, quien preside el evento.
  3. Anexar en las invitaciones la dirección completa del lugar, si es posible, incluir un croquis para facilitar la llegada al lugar
  4. No usar ni abreviar domicilios, pues esto puede crear confusiones, de igual forma, se usan números para señalar direcciones y el código postal.
  5. Usar los nombres completos del invitado con su debido tratamiento ( Sr, Sra,etc).
  6. Si los invitados son una pareja de esposos, se escribe  primero el nombre de él y se anexa la palabra Sra, sin embargo, hay una tendencia a escribir ambos nombres como una cortesía.
  7. Si entre los invitados hay quienes vivan en pareja sin estar casados  se colocan los nombres completos de ambos por orden alfabético, considerando el primer apellido.
  8. De igual forma, si invitamos a una persona y esta asistirá con algún acompañante, se marca en la invitación ” y acompañante”
  9. Si la invitación es para toda la familia, se pone “y familia”.
  10. En eventos corporativos o empresariales, se debe poner el titulo profesional, si sabemos que no lo tiene, no inventar y ponerle el tratamiento de Sr o Sra.
  11. Para eventos sociales y si no quiere complicarse con los tratamientos, puede solo escribir el nombre completo.
  12. Por protocolo, si asiste un miembro de la milicia, se debe poner su grado completo.
  13. Señalar el código de vestimenta para cada evento.
  14. Incluir un teléfono ( cerciorarse de escribirlo bien y sobre todo, de que habrá quien tome recado) para la confirmación, usando las abreviaturas correspondientes, y también, si es posible, un email, solicitando la confirmación.

 

Estas son algunas consideraciones en cuanto a la etiqueta en las invitaciones ¿Cuales otras conoces tu?